基建处

基建处 会签、流转制度实施细则

2013-03-17

中国地质大学基建处文件

地大基字〔20116

中国地质大学(武汉)基建处

会签、流转制度实施细则

(试行)

为加强工作管理质量,提高工作规范性及安全性,基建处于2008年元月起实行重要事项、文件会签、流转制度。为进一步规范基建处文件会签流转程序、会签时限,提高文件流转工作中各环节的效率,根据基建处工作实际需要制定本实施细则。

一、会签、流转文件范围

工程项目重要文件类:招标文件、投标候选人审核、中标单位审定审核、中标通知书审核、合同审核、付款审核、合同最终结算审核、保留金结算及付款审核、变更洽商类文件审核、暂定材料选定等。

公文类:重要的制度与规定、通知、通报、决定、决议、请示、报告、会议纪要、函、介绍信。

二、承办科室文件流转人负责承办文件的流转工作,具体职责包括:

1、起草、拟定相关文件内容,做到流转内容全面,情况叙述明确、条理清晰、文字简洁;

2、流转文件阅批过程的登记、传送及跟踪;

3、根据阅批意见对流转文件进行修改、调整后,正式发文;若阅批意见涉及重大变化与调整或存在不能协调的矛盾与问题,应重新组织流转,或提请处长办公会议或专题会议会商解决。

4、需校内流转文件经处内会签后,根据具体情况涉及到校内其它职能部门相关内容和所属权限的,经处领导签章后,承办科室将正式稿件整理后填写《校内会签表》(附2)(学校或其他职能部门有明确规定及表格要求的从其规定)送相关部门和校领导,并负责及时回收和反馈。

5、对流转文件的妥善保管及归档。

三、流转制度规范

1、阅批部门:综合科、规划科、工程一科、工程二科、预算科、总工、分管副处长、处长;

2、报批文件依照紧急程度,可以分成紧急文件和普通文件,紧急文件是指2日内需要盖章、付款、执行的相关各类文件。

3、会签时限:流转文件从拟定至阅批人全部审批完成,普通文件一般不得超过5个工作日,紧急文件一般不得超过2个日历天;阅批人应明确签署意见,不得出现“已阅”等态度模糊的意见,并写上姓名和阅批时间;

4、会签文件及附件材料应完整翔实:为提高流转文件阅批质量,经办人应根据会签文件具体内容进行必要的会签要点提示,并附与流转文件有关的若干材料。如:合同流转,应附有中标通知书,投标文件、招标文件、有关答疑纪要等附件材料;招标文件流转,应附有使用单位技术要求及相关意见及建议等。

5、经办人应当随时了解和及时反馈流转文件的执行情况;

6、相关阅批人员应遵守流转时限、禁止积压;

7、未按照规定时间完成阅批的,阅批责任人须向文件流转人说明原因。

8、文件的归档管理

1)流转文件及流转单均应原件归档保存;

2)资料管理人员应对阅批流转单进行扫描,保存电子档;

四、本实施细则自2011111日起试行,由综合管理科负责解释及对本实施细则的修订和补充。

                     

 

 

  二零一一年九月二十九日

 

 

主题词:处务会  制度  

中国地质大学(武汉)基建处           2011年05月29印发

                    共印6