中国地质大学基建处文件
地大基字〔2011〕6号
会签、流转制度实施细则
（试行）
为加强工作管理质量，提高工作规范性及安全性，基建处于2008年元月起实行重要事项、文件会签、流转制度。为进一步规范基建处文件会签流转程序、会签时限，提高文件流转工作中各环节的效率，根据基建处工作实际需要制定本实施细则。
一、会签、流转文件范围
工程项目重要文件类：招标文件、投标候选人审核、中标单位审定审核、中标通知书审核、合同审核、付款审核、合同最终结算审核、保留金结算及付款审核、变更洽商类文件审核、暂定材料选定等。
公文类：重要的制度与规定、通知、通报、决定、决议、请示、报告、会议纪要、函、介绍信。
二、承办科室文件流转人负责承办文件的流转工作，具体职责包括：
1、起草、拟定相关文件内容，做到流转内容全面，情况叙述明确、条理清晰、文字简洁；
2、流转文件阅批过程的登记、传送及跟踪；
3、根据阅批意见对流转文件进行修改、调整后，正式发文；若阅批意见涉及重大变化与调整或存在不能协调的矛盾与问题，应重新组织流转，或提请处长办公会议或专题会议会商解决。
4、需校内流转文件经处内会签后，根据具体情况涉及到校内其它职能部门相关内容和所属权限的，经处领导签章后，承办科室将正式稿件整理后填写《校内会签表》（附2）（学校或其他职能部门有明确规定及表格要求的从其规定）送相关部门和校领导，并负责及时回收和反馈。
5、对流转文件的妥善保管及归档。
三、流转制度规范
1、阅批部门：综合科、规划科、工程一科、工程二科、预算科、总工、分管副处长、处长；
2、报批文件依照紧急程度，可以分成紧急文件和普通文件，紧急文件是指2日内需要盖章、付款、执行的相关各类文件。
3、会签时限：流转文件从拟定至阅批人全部审批完成，普通文件一般不得超过5个工作日，紧急文件一般不得超过2个日历天；阅批人应明确签署意见，不得出现“已阅”等态度模糊的意见，并写上姓名和阅批时间；
4、会签文件及附件材料应完整翔实：为提高流转文件阅批质量，经办人应根据会签文件具体内容进行必要的会签要点提示，并附与流转文件有关的若干材料。如：合同流转，应附有中标通知书，投标文件、招标文件、有关答疑纪要等附件材料；招标文件流转，应附有使用单位技术要求及相关意见及建议等。
5、经办人应当随时了解和及时反馈流转文件的执行情况；
6、相关阅批人员应遵守流转时限、禁止积压；
7、未按照规定时间完成阅批的，阅批责任人须向文件流转人说明原因。
8、文件的归档管理
（1）流转文件及流转单均应原件归档保存；
（2）资料管理人员应对阅批流转单进行扫描，保存电子档；
四、本实施细则自2011年11月1日起试行，由综合管理科负责解释及对本实施细则的修订和补充。
二零一一年九月二十九日
主题词：处务会 制度
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